Überlassung von mobilen Endgeräten – beitragsrechtliche Behandlung

Mobile Endgeräte wie Laptops, Tablets und Smartphones spielen in der heutigen hybriden Arbeitswelt eine immer größere Rolle. Häufig werden den Arbeitnehmern die mobilen Endgeräte inklusive der Software auch zur privaten Nutzung überlassen. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in ihrer Besprechung am 4. Mai 2023 (Tagesordnungspunkt 5) festgelegt, wie diese Modelle sozialversicherungsrechtlich zu beurteilen sind.

Bei Leasing-Modellen, bei denen die Arbeitnehmer für die Vertragslaufzeit der privaten Nutzungsüberlassung der Geräte auf einen Teil ihres Entgelts verzichten, gilt Folgendes:

Steuerliche Bewertung

Die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- oder Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör und Software ist nach § 3 Nummer 45 EStG als steuerfreie Einnahme zu bewerten. Das gilt unabhängig davon, ob die Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt oder der Arbeitnehmer dafür im Rahmen eines Leasing-Modells auf einen Teil seines Entgelts verzichtet. Wichtig für die Steuerfreiheit ist, dass der Arbeitgeber das wirtschaftliche Eigentum an den überlassenen Geräten behält.

Sozialversicherungsrechtliche Bewertung

In der Sozialversicherung gilt nach § 1 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 SvEV, dass die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- oder Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör und Software im Unterschied zum Steuerrecht nur dann beitragsfrei ist, wenn die Arbeitgeberleistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. 2021 haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung festgelegt, dass das Kriterium der Zusätzlichkeit bei einem Entgeltverzicht nicht erfüllt ist.

Für Leasing-Modelle zur privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungs- oder Telekommunikationsgeräten bedeutet dies, dass diese im Falle eines Entgeltverzichts des Arbeitnehmers beitragspflichtig sind.

Geldwerter Vorteil bei Leasingmodellen

In der betrieblichen Praxis nicht konkret geregelt war bislang, in welcher Höhe die private Nutzungsüberlassung im Rahmen des Entgeltverzichts bei den Leasing-Modellen in der Sozialversicherung beitragspflichtig ist. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben am 4. Mai 2023 festgelegt, dass als Wert für die private Nutzungsüberlassung monatlich ein Betrag in Höhe des jeweiligen Entgeltverzichts des Arbeitnehmers anzusetzen ist. Sofern die Höhe der Leasingrate und die Höhe des Entgeltverzichts voneinander abweichen, ist als Wert für die private Nutzungsüberlassung die Höhe der vom Arbeitgeber als Leasingnehmer vereinbarten Leasingrate in Ansatz zu bringen