Änderungen in den Meldeverfahren zum 1. Januar 2023

Zum 1. Januar 2023 sind im Bereich der Meldeverfahren der Sozialversicherung unterschiedliche Neuerungen in Kraft getreten, die im Überblick dargestellt werden.

eAU-Abrufverfahren

Ab dem 1. Januar 2023 muss die Anforderung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen durch die Arbeitgeber bei den Krankenkassen nach § 109 SGB IV durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe wie sv.net erfolgen. Zu diesem Zeitpunkt entfällt in diesem Zusammenhang die Vorlagepflicht für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz. Der Papierausdruck muss dem Arbeitgeber dann nicht mehr vorgelegt werden. Bei einer Arbeitsunfähigkeit besteht für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer aber weiterhin die Pflicht, den Beginn der Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitzuteilen. Privat krankenversicherte Arbeitnehmer müssen weiterhin die Papierbescheinigung vorlegen. Das gilt auch für Arbeitsunfähigkeiten, die von Privatärzten oder von Ärzten im Ausland festgestellt werden.

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

Die euBP kann von den Arbeitgebern bereits seit 2012 auf freiwilliger Basis genutzt werden. Ab dem 1. Januar 2023 wird sie durch das 7. SGB IV-Änderungsgesetz nach § 28p SGB IV für alle Arbeitgeber verpflichtend. Wichtig ist, dass das verwendete Entgeltabrechnungsprogramm des Arbeitgebers das Modul euBP beinhaltet. Auf Antrag können Arbeitgeber für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten über die euBP verzichten. Der Antrag wird formlos und unter Angabe der Betriebsnummer beim Rentenversicherungsträger gestellt, der für die Betriebsprüfung bei den Arbeitgebern zuständig ist.

BA-BEA

Ab dem 1. Januar 2023 wird das BA-BEA-Verfahren für alle Arbeitgeber verpflichtend. Das hat das Bundeskabinett mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz entschieden und in § 313a SGB III normiert. Das BA-BEA-Verfahren ist ein digitales Verfahren der Bundesagentur für Arbeit für die vom Arbeitgeber auszustellenden Arbeitsbescheinigungen, die die Bundesagentur für Arbeit benötigt. Die Bescheinigungen sind elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine maschinelle Ausfüllhilfe wie zum Beispiel sv.net an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln. Bescheinigungen in Papierform werden ab 2023 nicht mehr akzeptiert. Elektronisch übermittelt werden über das BA-BEA-Verfahren: die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III, die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (EU-Arbeitsbescheinigung) nach § 312a SGB III und die Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 SGB III. Das Verfahren existiert bereits seit 2014.

Automatischer Versicherungsnummern-Abgleich

Arbeitnehmer müssen dem Arbeitgeber den Sozialversicherungsausweis bzw. den Versicherungsnummern-Nachweis bislang bei Aufnahme der Beschäftigung vorlegen, damit der Arbeitgeber die DEÜV-Anmeldung mit der richtigen Versicherungsnummer erstellen kann. Daneben gibt es seit dem 1. Juli 2016 auch ein elektronisches Abrufverfahren, mit dem Arbeitgeber die Versicherungsnummer direkt bei der Datenstelle der Rentenversicherung abrufen können. Das elektronische Abrufverfahren hat sich in der betrieblichen Praxis etabliert und wird ab dem 1. Januar 2023 nach § 28a Absatz 3a SGB IV verpflichtend. Im Rahmen der Meldeverfahren erfolgt zukünftig in jedem Fall, in dem Beschäftigte dem Arbeitgeber die Versicherungsnummer nicht selbst mitteilen, eine automatische Abfrage zur Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung. Die Erstellung einer DEÜV-Meldung ohne Versicherungsnummer ist nur noch zulässig, wenn für den Arbeitnehmer noch keine Versicherungsnummer vergeben wurde. Die Digitalisierung des Prozesses hat zur Folge, dass ab 2023 die Pflicht zur Vorlage des Sozialversicherungsausweises bzw. des Versicherungsnummern-Nachweises durch die Arbeitnehmer entfällt und sie die Versicherungsnummer nicht mehr mitteilen müssen.