Datenaustausch Pflegeversicherung: Nicht alle Kinder enthalten

Ab dem 1. Juli 2025 ist das neue Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung verpflichtend. Für alle lohnsteuerlich erfassten Kinder erhalten Arbeitgeber und Zahlstellen künftig elektronische Rückmeldungen zu ihren Arbeitnehmern und Versorgungsempfängern. Für Kinder, die lohnsteuerlich nicht erfasst sind, gilt in der betrieblichen Praxis künftig wieder ein analoges Nachweisverfahren.

Lohnsteuerlich nicht erfasste Kinder sind nicht Bestandteil des neuen Datenaustauschverfahrens zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung. Sie können gleichwohl aber im sozialversicherungsrechtlichen Sinne für die Bemessung des Pflegeversicherungsbeitrags (Beitragsabschläge und Befreiung vom Kinderlosenzuschlag) relevant sein.

Für folgende Fallgestaltungen sind keine auswertbaren Informationen beim Bundeszentralamt für Steuern hinterlegt, sie werden folglich nicht im Rahmen des Datenaustauschverfahrens berücksichtigt:

Leibliche Kinder, die bei dem anderen Elternteil leben, wenn dieser mit dem Kind in dem Einzugsgebiet einer anderen Meldebehörde gemeldet ist (sog. „auswärtige Kinder“) und die nicht beim Finanzamt gemeldet wurden.
Kinder, die steuerrechtlich nicht erfasst wurden (z.B. Kinder, die im Ausland leben).
Stiefkinder. Bei Stiefkindern wird keine steuerlich auswertbare Eltern-Kind-Beziehung angelegt. Sie können somit nicht für die zu meldende Anzahl der Kinder im Datenaustauschverfahren berücksichtigt werden.
Adoptivkinder, sofern diese melderechtlich oder steuerrechtlich nicht erfasst wurden, also die Adoption des Kindes nicht beim Finanzamt gemeldet wurde.
Altfälle, wenn das jüngste Kind bzw. das einzige Kind des Arbeitnehmers/Versorgungsempfängers vor 1993 geboren wurde. Die Mitteilung der Elterneigenschaft ist über das Datenaustauschverfahren nur möglich, wenn das vor 1993 geborene Kind nach Beginn des ELStAM-Verfahrens im Jahr 2011 steuerlich relevant war.

Sofern Kinder im elektronischen Datenaustausch nicht enthalten sind, gilt künftig ein analoges Nachweisverfahren. Arbeitgeber und Zahlstellen benötigen in solchen Fällen also konkrete papierbezogene Nachweise über die berücksichtigungsfähigen Kinder, die in Entgeltunterlagen aufzunehmen sind. Nur dann ist eine Berücksichtigung bei den Beitragsabschlägen oder eine Befreiung vom Kinderlosenzuschlag möglich. Nachweise für Kinder, die ab dem 1. Juli 2025 geboren und außerhalb des neuen Datenaustauschs erbracht werden, wirken mit Beginn des Monats der Geburt, wenn der Nachweis innerhalb von drei Monaten nach der Geburt des Kindes vorgelegt wird. Ansonsten wirkt der Nachweis ab Beginn des Monats, der dem Monat folgt, in dem der Nachweis erbracht wird.