Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben oder beworben haben. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung erteilen.
Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert für unser Unternehmen. Wir haben als für die Verarbeitung Verantwortlicher, zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst weitgehenden Schutz von personenbezogenen Daten sicherzustellen.
Gemäß der europäischen EU-DSGVO sind wir als Ihr zukünftiger Arbeitgeber verpflichtet, Ihnen Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrem Bewerbungsverfahren sowie über die Ihnen diesbezüglich zustehenden Rechte zur Verfügung zu stellen.
A. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts
Für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich ist die energie-BKK KdöR,
Vorstand: Torsten Dette
Oldenburger Allee 24
30659 Hannover
Telefon: 0511-91110260
E-Mail: torsten.dette@energie-bkk.de
B. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die Datenschutzbeauftragte unseres Unternehmens ist:
Carmen Jetter
Brüsseler Platz 1
45131 Essen
Telefon: 0201 5657181‑60
E-Mail: datenschutz@energie-bkk.de
C. Begriffe
Unter personenbezogenen Daten versteht man solche, die dazu genutzt werden können, Ihre Identität offenzulegen, wie zum Beispiel Ihr Name, Ihre Post- oder Ihre E-Mail-Adresse, oder Daten, die sich auf Sie als identifizierbare Person beziehen. Unsere Datenschutzerklärung benutzt Begriffe, die in der Datenschutz-Grundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz Verwendung finden. Unsere Datenschutzerklärung benutzt Begriffe, die in der Datenschutz-Grundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz Verwendung finden.
D. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Wir erheben und verarbeiten die personenbezogenen Daten von Bewerbern zum Zwecke der Abwicklung und Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen. Weitere mögliche berechtigte Interesse (Zwecke der Verarbeitung) sind in Anlage aufgelistet.
Sofern besondere Arten personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden (z.B. Gesundheitsdaten) ist die Rechtsgrundlage § 26 Abs. 3 BDSG bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke geben, verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Einwilligung. über die Verarbeitung dieser Daten sowie Ihre in diesem Zusammenhang bestehenden Rechte werden Sie jeweils vor Abgabe der Einwilligung gesondert informiert.
E. Quellen Ihrer Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die von Ihnen zum Zwecke der Begründung sowie Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses bereitgestellt wurden.
F. Speicherdauer
Wird von dem Verantwortlichen kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen fünf Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht.
Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
G. Empfänger und Kategorien von Empfängern
Wir nutzen für den Bewerbungsprozess einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten.
Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 EU-DSGVO von Dritten verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Anbieter von Internetdienstanbieter sowie Anbieter von Mitarbeitermanagementsystemen und –software.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen und berechtigt sind und die in den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens involviert sind. Die Bewerbungsunterlagen werden daher in unserem Haus durch die Personalabteilung, den Ausbildungskoordinator und ggf. Arbeitnehmergremien geprüft und in der Personalabteilung verarbeitet. Eine Weitergabe an Personengruppen darüber hinaus findet grundsätzlich nicht statt.
Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein: Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzamt) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, Sozialversicherungsträger, Behörden, Berufsgenossenschaften, Polizei, Staatsanwaltschaft, Gerichte.
H. Automatisierte Entscheidungsfindung
Da die Entscheidung über Ihr Beschäftigungsverhältnis nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht, findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.
I. Datenübermittlungen in Drittstaaten
Im Rahmen der Administration, Entwicklung und des Betriebs von IT-Systemen werden auch externe Dienstleister oder deren Subdienstleister eingebunden, die ihre Datenverarbeitung aus Ländern erbringen, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau (sog. „Drittländer“) existiert. Eine solche Datenverarbeitung bedarf gemäß den europäischen Datenschutzgesetzen besonderer Maßnahmen. Bevor ein Dienstleister oder deren Subdienstleister mit Sitz in einem Drittland die technische Möglichkeit des Zugriffs auf personenbezogene Daten erhält, ergreifen wir Maßnahmen zur Sicherung des Datenschutzes, beispielsweise durch Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (EUMC).
J. Plicht zur Bereitstellung Ihrer Daten
Bitte beachten Sie, dass einige personenbezogene Daten für den Abschluss bzw. die ordnungsgemäße Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind.
Wenn Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, kann dies zur Folge haben, dass entsprechende Prozesse nicht abgeschlossen werden können bzw. bestehende Verfahren beendet werden müssen.
K. Ihre Rechte
Sie können vom Verantwortlichen Auskunft nach Art. 15 EU-DSGVO über die über Sie gespeicherten Daten, deren Berichtigung im Fall von Fehlern nach Art. 16 EU-DSGVO oder, soweit die Daten nicht mehr benötigt werden, die Löschung nach Art. 17 EU-DSGVO oder Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 EU-DSGVO der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen. Ebenso haben Sie das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 EU-DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 EU-DSGVO.
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 EU-DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen (Widerspruchsrecht). Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.
Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 EU-DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.
Zur Ausübung Ihrer vorgenannten Rechte genügt eine einfache Mitteilung an:
energie-BKK KdöR, Vorstand: Torsten Dette, Oldenburger Allee 24, 30659 Hannover, Telefon: 0511-91110250, E-Mail: Personalabteilung@energie-bkk.de.
Zudem können Sie sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden (Art. 77 EU-DSGVO). Dabei haben Sie die Wahl, auf die Aufsichtsbehörde zuzugehen, die für Sie örtlich zuständig ist oder auf die Aufsichtsbehörde, die für uns zuständig ist.
Die Kontaktdaten der für unser Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörden sind:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
poststelle@bfdi.bund.de
Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS)
Friedrich-Ebert-Allee 38
53113 Bonn
poststelle@bas.bund.de
Anlagen
Anlage 1a
Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrem Beschäftigungsverhältnis mitteilen
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Datenkategorie
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ggf. Unter-kategorie
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Beispiele
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Angaben zur Person |
besondere Kategorie (Art. 9 EU-DSGVO) |
Name, Vorname, Titel, Geburtsname, Geschlecht, Geburtsdatum, Familienstand, Anzahl der Kinder, Staatsangehörigkeit, Geburtsort, E-Mail-Adresse Unterschrift, Foto, Konfession, Daten über eine vorliegende Behinderung (wie z.B. Behinderungsgrad, Gültigkeitsdauer des Schwerbehindertenausweises, ausstellende Behörde), soweit Sie uns diese Daten mitteilen Daten über krankheitsbedingte Fehlzeiten Daten über eine vorliegende Schwangerschaft (z.B. voraussichtlicher Tag der Entbindung) |
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Kontaktdaten |
Anschrift |
Ständiger Wohnsitz, ggf. Zweitwohnsitz |
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Zahlungsinformationen |
Bankverbindung |
Bankverbindung für Vergütungszahlung |
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Sozialversicherungsdaten |
Angaben zur Versicherungspflicht in den Zweigen der Sozialversicherung, Krankenkasse, Höhe privater Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge, Rentenversicherungsnummer, ggf. Rentenauskunft, Rentenbescheid |
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Nebentätigkeit |
Art, zeitlicher Umfang, ggf. Vergütungshöhe |
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Qualifikation |
Aus-/Weiterbildung |
Daten zu Schulausbildung, Studium, Berufsausbildung, erworbene Zusatzqualifikationen, Zeugnisse |
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beruflicher |
Arbeitgeber, Stellentitel, Beschäftigungszeitraum, wesentliche Tätigkeiten, Zeugnisse |
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Sprachkenntnisse |
Sprache, Beherrschungsgrad |
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Daten von angehörigen Kindern |
allgemein |
Name, Vorname, Geburtsdatum Kind |
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besondere Kategorien personenbezogener Daten |
ggf. Erkrankungszeiträume |
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Altersversorgung |
Bezugsberechtigte der Hinterbliebenenversorgung |
Anlage 1b
Zwecke der Datenverarbeitung gemäß Abschnitt A und B
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Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Beispiele) |
– Anbahnung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses |
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– Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses – Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses |
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– Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation personalwirtschaftlicher Einzelmaßnahmen (z.B. Versetzung, Vergütungsanpassungen) |
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– Ermittlung der Höhe des Arbeitsentgelts, ggf. auch bezogen auf Zeit und/oder Leistung |
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– Durchführung der Entgeltabrechnung und Zahlung des Arbeitsentgelts |
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– Planung und Abrechnung von Dienstreisen |
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– Sicherstellung des Bezugs der aus Arbeitsvertrag, Dienstvereinbarung, Tarifvertrag oder Gesetz zustehenden sonstigen Leistungen des Arbeitgebers |
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– Administration von Zeitkonten |
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– Bearbeitung von Anliegen der Beschäftigten |
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– Integration und Eingliederung in den Betrieb |
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– Ermittlung, Feststellung und Erfüllung von Versorgungsansprüchen aus der Betrieblichen |
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Berücksichtigung der gesetzlichen Rahmenbedingungen (Beispiele) |
– Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen aus dem Steuerrecht |
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– Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen aus den Sozialgesetzen |
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– Erfüllung gesetzlicher Pflichten den Arbeitsschutz und die Arbeitsmedizin betreffend |
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– Erfüllung gesetzlicher Pflichten zur Entgeltfortzahlung und Zuschusszahlung |
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– Erfüllung gesetzlicher Pflichten aus den Arbeitnehmerschutzgesetzen (z.B. Arbeitszeitgesetz, Mutterschutzgesetz, Kündigungsschutzgesetz, Mindestlohngesetz etc.) |
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– Erfüllung gesetzlicher Pflichten aus dem Handels- und Bilanzrecht |
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– Erfüllung gesetzlicher Pflichten aus den Personalvertretungsgesetzen |
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– Erfüllung gesetzlicher Pflichten aus weiteren einschlägigen aushangpflichtigen Gesetzen |
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– Wahrnehmung der Rechte aus vorgenannten Gesetzen |
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Anlage 2
Zusätzliche Daten, die wir oder von uns beauftragte Dritte zum Zweck der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erheben
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Datenkategorie |
ggf. Unterkategorie |
Beispiele |
Erhebung durch |
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Bewerbungsverfahren |
Online Azubi-Test Einstellungstest |
Name, Vorname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Fragen, Antworten, Testergebnisse Fragen, Antworten, Testergebnisse |
SoSci Survey GmbH Arbeitgeber |
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Protokoll Bewerberinterview |
Fragen und Antworten zu Lebenslauf, Motivation, Kompetenzen und |
Arbeitgeber |
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Assessement Center |
Beobachtungsergebnisse, Testergebnisse, Gesamtergebnis |
Arbeitgeber |
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Details des Beschäftigungsverhältnisses |
Vertrags- |
Vertragsart, Art des Beschäftigungsverhältnisses, Tätigkeit, vertraglich vereinbarte Dauer der Entgeltfortzahlung und Krankengeldzuschusszahlung im Krankheitsfall; Unternehmenseintritt, Dienstjubiläum und Altersversorgung, Austrittsdatum, |
Arbeitgeber |
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Vergütungsdaten |
Höhe, Zeitpunkt, Art und Verlauf aller Brutto- und Netto- Be- und Abzüge |
Arbeitgeber |
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Altersversorgung |
Art der Altersversorgung, Höhe der erreichten Anwartschaften und gebildeten Rückstellungen, Versorgungsausgleich, versorgungsfähiges Einkommen |
Arbeitgeber |
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Daten zur Arbeitszeit |
vertraglich geschuldete Wochenstundenzahl, zeitliche Lage und Dauer der |
Arbeitgeber |
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Urlaubsdaten |
Höhe des jährlichen Urlaubsanspruchs, zeitlich Lage und Dauer von Urlaubszeiträumen incl. bezahlter tariflicher Freistellungen |
Arbeitgeber |
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Unterbrechungszeiträume |
Lage und Dauer von Mutterschutz, Elternzeit, Wehr- und Zivildienst |
Arbeitgeber |
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Steuerdaten |
Steuer-ID, zuständiges Finanzamt, Steuerklasse, Steuerfreibeträge, Kirchensteuerpflicht, Altersentlastungsbetrag, ETIN |
Arbeitgeber |
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Sozialversicherung |
zuständige Berufsgenossenschaft, Höhe und Ende von Entgeltersatzleistungen, Vorerkrankungszeiten |
Arbeitgeber |
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Pfändung |
Pfändungs- und Überweisungsbeschluss, Art der Pfändung, ggf. Grund der |
Arbeitgeber |
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Einbindung in die Organisation |
Organisatorische Zuordnungen |
Abteilung, Orga-Nummer, Kostenstelle, Arbeitsort |
Arbeitgeber |
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Betriebliche |
Zeitraum und Art besonderer betrieblicher Funktionen wie Ersthelfer, Sicherheitsbeauftragter, Personalmitarbeiter, Personalrat, Suchthelfer, Schwerbehinderten-vertretung, Gefahrstoffbeauftragter, Brandschutzbeauftragter, Gleichstellungsbeauftragter etc. |
Arbeitgeber |
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Betriebliche Kommunikationsdaten |
dienstliche Email-Adresse, Dienst-Telefonnummern, Büroadresse, dienstliche Postanschrift |
Arbeitgeber |
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Vollmachten |
erteilte Auftrags- und Handlungsvollmachten, Prokura |
Arbeitgeber |
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Arbeitsmedizinische Vorsorge |
Art und Zeitpunkt der Untersuchung, Wiederholungsdatum, Ergebnis, Verwendungs-/Belastungseinschränkungen, Gesprächsprotokolle im Rahmen der Sucht-intervention |
Arbeitgeber |
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Fortbildung |
Veranstaltungsdaten |
Durchführungsdatum, Dauer, Veranstaltungsbezeichnung, Veranstaltungsart, Lernmethode, Weiterbildungspartner, Kosten, ggf. Seminarbeurteilung, |
Arbeitgeber |
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Lernfortschrittsdaten |
LEK |
Arbeitgeber |
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Testdaten |
ggf. Testergebnisse falls erforderlich |
Arbeitgeber |
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Planungsdaten |
Fortbildungsplan |
Arbeitgeber |
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Dienstreisen |
Reisegeschehen |
Ziel, Dauer und Art von Dienstreisen; gefahrene km, Art, Höhe und Details der Kostenerstattungen |
Arbeitgeber |
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Reisemittelbuchungen |
Art, Datum und Kosten der gebuchten Reisemittel (Transport) und Hotelübernachtungen, Kreditkartennummer der zur Zahlung oder Buchungsgarantie genutzten Kreditkarte |
Arbeitgeber |
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Daten zum Ideenmanagement |
Einreicher |
Datum und Inhalt von Verbesserungsvorschlägen und Widersprüchen; Entscheidungen der Prüfungsausschüsse |
Arbeitgeber |
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Gutachter |
Datum und Inhalt der Gutachten; Entscheidungen der Prüfungsausschüsse; Höhe des Prämienpunkt-Guthabens; Höhe und Wert von abgerufenen Prämienpunkten |
Arbeitgeber |
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Dokumentation (Unterlagen / Schriftwechsel) |
Digitale Personalakte |
Arbeitsvertrag, Vergütungsangelegenheiten, allgemeiner Schriftverkehr, Aus- und Fortbildung, Gesundheit, Schwangerschaft, Krankenversicherung, ruhendes |
Arbeitgeber |
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Daten zu von Dritten in Anspruch genommenen Leistungen in Verbindung mit dem Vertragsverhältnis |
Art, Menge, Zeitpunkt bzw. Zeitraum, Wert der bezogenen Leistung (bspw. bei KFZ-Leasing, Ferienwerk etc.), Kundennummer |
Partner der Leistungserbringung oder dessen Subdienstleister |
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Anlage 3
Zusätzliche Daten, die wir auf Grund unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO), incl. Zwecke der Verarbeitung
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Datenkategorie |
ggf. Unterkategorie |
Beispiele |
Zweck und Interesse der Verarbeitung |
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Nutzer- und Metadaten in IT- und Telekommunikationssystemen[1] |
Identifizierungsdaten /Account-daten |
User-ID, KID, KID-Typ, Passwort (verschlüsselt, nicht auslesbar), Berechtigungsgruppen |
Unterstützung von Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der IT-Sicherheit und des Datenschutzes; Informationsgewinnung zum Zweck des ordnungsgemäßen |
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Verschlüsselungsverfahren (PKI) |
Verschlüsselungszertifikat, Signatur-Zertifikat, Zertifikatsdaten |
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Netzwerkzugriff |
Datum und Uhrzeit der An- und Abmeldung; Datum und Uhrzeit von Dateizugriffen |
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Softwarenutzung |
Datum und Uhrzeit der An- und Abmeldung, aufgerufene Programmfunktionen und Transaktionen, vorgenommene Änderungen |
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Internetnutzung |
IP-Adresse, aufgerufene Webseiten mit Datum und Uhrzeit |
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Telekommunikation |
Rufnummern ein- und ausgehender Gespräche; Datum, Uhrzeit und Dauer von Gesprächen |
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[1] Ein Rückschluss auf einzelne Mitarbeiter ist dabei grundsätzlich auszuschließen. Die Regelungen der Dienstvereinbarung 3, insbesondere die Verwendung von Personaldaten aus den IT-Systemen (§ 5), sind zu beachten. Unter Einbeziehung des Personalrates und unter Berücksichtigung und Abwägung der Interessen aller Beteiligten kann ein Rückschluss auf einzelne Mitarbeiter ausnahmsweise zulässig sein. Bei Gefahr in Verzug kann von den vorgenannten Bestimmungen abgewichen werden. |
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Führerscheindaten |
Führerscheinnummer, Ausstellungsdatum KFZ-Kennzeichen |
Nachweis des Vorliegens einer gültigen Fahrerlaubnis vor der Erteilung dienstlicher Fahraufträge |
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Kommunikationsprotokoll Personalverwaltung |
Zeit Inhalt |
Datum und Uhrzeit von personenbezogenen Anfragen, Aufträgen und Feedback zu Inhalt von personenbezogenen Anfragen, |
Unterstützung der organisatorischen Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen mit Bezug zur Personalverwaltung, Personalabrechnung und Betrieblichen Altersversorgung |
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Daten der Anlagen 1a und 2 |
Zur Unternehmenssteuerung |
Das beinhaltet die strategische Unternehmenssteuerung in personalwirtschaftlicher Hinsicht, wie z.B. Personalstands- und |
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Daten der Anlagen 1a und 2 |
Zur Vorbereitung und Unterstützung bei betrieblichen Entscheidungen |
Das beinhaltet Entscheidungen mit Bezug zu Ihrem Beschäftigungsverhältnis, wie z.B. einer Personalauswahl, wenn Sie sich unternehmensintern auf eine andere Stelle bewerben. |
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Anlage 4
Quellen Ihrer Daten
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Daten /Datenkategorien |
ggf. Unterkategorie |
Quelle |
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Steuerdaten |
zuständiges Finanzamt |
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Höhe und Ende von Entgeltersatzleistungen, Vorerkrankungszeiten |
zuständiger Sozialversicherungsträger (z.B. gesetzliche Krankenkasse) |
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Pfändung |
zuständige Behörde (z.B. Finanzamt), Gericht oder Gerichtsvollzieher |
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Arbeitsmedizinische Vorsorge |
zuständiger Betriebsarzt |
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Daten zu von Dritten bezogenen / in Anspruch genommenen |
Dienstwagen |
der vertraglich verpflichtete Leasinggeber |
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Ferienwerk |
Koordinierungsstelle für das Ferienwerk |
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Daten der Anlage 1, 2, (3); besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Abschnitt B |
die von uns beauftragten HR Shared Service – Organisationen für die Personalverwaltung, Personalabrechnung und Betriebliche Altersversorgung |
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Rückstellungsberechnungen Altersversorgung und Dienstjubiläen |
die von uns oder von unseren Dienstleistern als Subdienstleister beauftragten Versicherungsmathematiker |
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Nutzer- und Metadaten in IT- und Telekommunikationssystemen; dienstliche Email-Adresse, Konzern-ID, Dienst-Telefonnummern |
die von uns oder von unseren Dienstleistern als Subdienstleister beauftragten IT- und Telekommunikationsdienstleister |
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Art, Datum und Kosten der gebuchten Reisemittel (Transport) und Hotelübernachtungen |
die von uns oder von unseren Dienstleistern als Subunternehmer beauftragten Dienstleister für die Reisemittelbeschaffung |
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Leistungsbeurteilung |
fachliche Vorgesetzte im Rahmen von funktionalen Führungsstrukturen / Matrix-Organisationen |
Anlage 5
Empfänger von Daten incl. Zwecke, die dem Datenaustausch zu Grunde liegen
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Daten / Datenkategorien |
Übermittlung an … (Kategorien der Empfänger) |
Zweck und Interesse der Übermittlung |
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Arbeitgeber, Daten der Anlage 1, 2, (3); |
… die von uns beauftragten HR Shared Service – Organisationen für die Personalverwaltung, Personalabrechnung und Betriebliche Altersversorgung z.B: die Energie-Pensions-Management GmbH und an die COMRAMO IT Holding AG. |
Erbringung von Leistungen zur Durchführung des Vertragsverhältnisses im Dienstleistungsauftrag |
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Arbeitgeber, Angaben zur Person, Vertragsart, Art des Beschäftigungsverhältnisses, Altersversorgung, Unternehmenseintritt, Dienstjubiläum und Altersversorgung, Austrittsdatum |
… die von uns oder von unseren Dienstleistern als Subdienstleister beauftragten Versicherungsmathematiker |
Rechtskonforme Ermittlung von Rückstellungen für Jahresabschluss und Personalaufwandsplanung nach versicherungsmathematischen Grundsätzen |
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Arbeitgeber, Daten der Anlage 1, 2, (3);besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Abschnitt B; Nutzer- und Metadaten in IT- und Telekommunikationssystemen |
… die von uns oder von unseren Dienstleistern als Subdienstleister beauftragten IT- und Telekommunikationsdienstleister |
Speicherung und Verarbeitung von Daten in den im Dienstleistungsauftrag bereitgestellten Schutz unserer Gebäude, Grundstücke und |
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Arbeitgeber, Daten der Anlage 1, 2, (3); |
… die von uns beauftragten Wirtschaftsprüfer und konzernintern zuständigen Stellen für interne Revision und IT-Sicherheit (im zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Umfang). |
Prüfung von Jahresabschlüssen und Lageberichten; sonstige gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen; Prüfung der Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung; Sicherstellen der Einhaltung von Richtlinien; Abwehr von Schäden, die durch das eigene Personal oder böswillige Dritte verursacht werden können |
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Arbeitgeber, Name, Vorname, Titel, Organisatorische Zuordnungen |
… Vertragspartner zur Durchführung von Aus- und Fortbildungsmaßnahmen (z.B. Trainer, Förderlehrer, Partnerausbildungsbetriebe, BKK-Akademie) |
Erbringung von Leistungen zur Durchführung von Aus- und Fortbildungsmaßnahmen im Dienstleistungsauftrag |
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Arbeitgeber, Name, Vorname, Titel, Geburtstag, Organisatorische Zuordnungen; Tätigkeit, |
… von uns beauftragte Betriebsärzte |
Erbringung von Leistungen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge im Dienstleistungsauftrag |
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Name, Vorname, Titel, Organisatorische Zuordnungen, Betriebliche Kommunikationsdaten, Tätigkeit, Eintrittsdatum, Verwendungs-/ Belastungseinschränkungen, Fortbildung, Austrittsdatum |
… fachliche Vorgesetzte im Rahmen von funktionalen Führungsstrukturen / Matrix-Organisationen |
Einbindung in die funktionalen Organisationsstrukturen; Erfüllung von Fürsorgepflichten |
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Ausbildungsbetrieb, Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Name und Anschrift der Erziehungsberechtigten, Beruf, Vertragsbedingungen (z.B. Ausbildungsvergütung, Urlaubsanspruch); ggf. Jugendschutzuntersuchungsergebnis |
… zuständige Stellen gem. § 71 Berufsbildungsgesetz (z.B. Handwerkskammer, IHK) |
Durchführung des Berufsausbildungsverhältnisses |
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Ausbildungsbetrieb, Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Name und Anschrift der Erziehungsberechtigten, Beruf |
… Berufsschulen |
Durchführung des Berufsausbildungsverhältnisses |
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Arbeitgeber, Name, Vorname, Titel, Geburtsdatum, Anreisetag, Abreisetag, betriebliche E-Mailadresse |
… von uns beauftragte Beherbergungsstätten oder Auftragsdatenverarbeiter (Atlatos Profi Traveller) |
Erbringung von Beherbergungsdienstleistungen im Rahmen von Schulungen o. ä. |
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Arbeitgeber, Name, Vorname, Titel, Geburtsdatum, Anreisetag, Abreisetag, betriebliche E-Mailadresse |
… von uns beauftragte Personenbeförderungsdienstleister oder Auftragsdatenverarbeiter (Atlatos Profi Traveller) |
Erbringung von Personenbeförderung im Rahmen von Schulungen, Dienstreisen o. ä. |
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Name, Vorname, Entgeltkomponenten |
… den Personalrat |
Entgeltgleichheit von Frauen und Männern |
